Assistant Manager

Specificații

Descriere

Job Profile:

- întocmirea de documente de secretariat, asigurarea legăturii dintre persoana cu funcție de conducere și alte persoane din cadrul organizației sau din afara acesteia, preluarea apelurilor telefonice, programarea întâlnirilor managerului. Este un post care presupune redactarea de documente, întocmirea de documente de contabilitate;
- facturare si citire utilitati aferente chiriasilor si transmiterea in SPV
- este responsabila de buna desfasurare a activitatii privind suportul chiriasilor
- Coordonează fluxul de corespondenţă şi comunicările din unitate
- Preia şi menţine fluxul corespondentei prin telefon, fax, email;
- Selectează, distribuie şi expediază corespondenţa scrisă şi electronică.
- Menţine un sistem eficient şi sigur al îndosarierii tuturor documentelor, asigurându-se că acestea sunt aşezate în ordine cronologică;
- Supraveghează şi asigură rezolvarea sarcinilor administrative, la solicitarea şefului nemijlocit;
- Răspunde de buna organizare a agendei Directorului General pe care îl asistă în activităţile sale, la solicitarea acestuia;
- Menţine relaţia cu furnizorii şi clienţii firmei, consultându-se cu acestea pentru soluţionarea problemelor şi îmbunătăţirea activităţii;
- Verifică avizele de însoţire a mărfurilor sau a corespondenţei livrate, urmărind ca toate să fie confirmate prin semnătura persoanei care a realizat recepţia cantitativă şi calitativă;
- Asigură suportul organizaţional necesar şi circuitul informaţiei între diferitele locaţii sau reprezentanţe ale unităţii (companiei, instituţiei);
- Asigură actualizarea şi transmiterea informaţiilor privind modificările în legislaţie relevante pentru activitatea companiei;
- Asigură respectarea regulilor de acces a persoanelor străine în zona de birouri de la sediu;
- Răspunde de activităţile de protocol din cadrul firmei sau la deplasările oficiale organizate în afara unităţii (companiei, instituţiei);
- Majoritatea activităţilor se desfăşoară în mediu protejat la sediul companiei sau ocazional la sediul clienţilor sau partenerilor de afaceri
- primeşte înregistrează, scanează documente contabile şi le distribuie conform procedurilor interne;
- pastreaza confidentialitatea tuturor datelor la care are acces.